Warto podjąć kolejna… próbę rozmowy. Przedtem jednak trzeba zdefiniować problem i cel, jaki chce się osią…gnąć. Trzeba też poszukać odpowiedzi na kilka pytań„. Czy jest to sytuacja, w której pracownik przekracza jasno ustalone i obowią…zujące go reguły dyscypliny pracy – „przychodzimy punktualnie”? Czy takie normy zostały mu przekazane wraz z informacją… o wycią…ganiu konsekwencji w przypadku spóźnień. Jeśli tak, to wyżej nakreślona sytuacja jest wystarczającym powodem do przeprowadzenia rozmowy dyscyplinującej. Aby dobrze się do niej przygotować, należy, po pierwsze, zebrać fakty dotyczące spóźnień oraz poprzednich rozmów upominających. Po drugie, warto określić swoje oczekiwania odnośnie przyszł‚ego zachowania pracownika, konsekwencje, jakie poniesie w przypadku niedotrzymania ustaleń„ w przyszłoś›ci lub sankcje, którym może zostać poddany.
Gdy jednak pracownik rozliczany jest z zadań„, przychodzenie na określoną… godzinę™ nie musi być‡ oczywiste. Może to oznaczać, że sam decyduje o swoim czasie pracy. Innym czynnikiem, który może wpł‚ywać na swobodną interpretację™ czasu rozpoczę™cia pracy, jest czę™ste oczekiwanie szefów, że pracownicy nie bę™dą opuszczać biura punktualnie w godzinie przepisowego zakończenia. Pozostaną… do dyspozycji dłużej, jeś›li sytuacja tego wymaga. Oczywiś›cie to przełożony decyduje, kiedy nastę™puje taka potrzeba. Pracownicy wtedy mogą… wychodzić z zał‚ożenia, że „jeś›li zazwyczaj nie wychodzą™ z biura punktualnie, to mam prawo czasem przychodzić‡ trochę™ później”.
Jeśli reguły dotyczące czasu pracy nie zostały dotychczas zdefiniowane i wspólnie zaakceptowane, warto podjąć negocjacje i ustalić klarowne reguły w tym zakresie.
Można, rzecz jasna, zakomunikować pracownikowi zasady bez przedyskutowania ich z nim. Sił‚owe rozwią…zanie grozi jednak eskalacją… konfliktu. Pracownik może skupić‡ się na udowadnianiu, do kogo należy ostatnie słowo. Rozpocznie na przykł‚ad strajk włoski polegający na reagowaniu na każde polecenie szefa maksymalnie przepisowo i zgodnie z procedurą.

Przedstaw swoje cele

W sytuacji gdy decydujemy się na negocjacje, ważne jest zdefiniowanie celu, jaki chcemy osią…gnąć. Co jest naszym najważniejszym interesem, który chcemy chronić‡? Czy możliwość kontaktu z pracownikiem od godziny 9.00, czy to, aby inni byli punktualni i nie tłumaczyli swoich spóźnień„ brakiem punktualności przełożonych? A może bardziej chęć‡ bycia konsekwentnym – „zwrócił‚em mu uwagę™, więc teraz muszę™ wymagać przestrzegania moich wymagań”? Coś› jeszcze?
W trakcie rozmowy z podwładnym warto zacząć od przedstawienia swoich intencji, np. „poprosił‚em cię o rozmow™ę, bo chcę™ zakończyć‡ tarcia pomię™dzy nami dotyczące pory twojego przychodzenia do pracy. Źle się czuję™, dyscyplinując cię™, a jeszcze gorzej, widzą…c, że nie przynosi to efektu. Wiem, że główną… podstawą… rozliczenia twojej pracy jest realizacja celów, jakie osią…gasz. Niemniej jednak chciał‚bym, abyś› pracę™ rozpoczynał‚ tak, jak wszyscy pozostali, czyli o 9.00. Jest to dla mnie ważne z nastę™pującego powodu…”.
Odsłanianie swoich intencji, motywów i odczuć to trudna sztuka. Często jest to wbrew naturalnemu odruchowi, jakim jest zamknię™cie się w trudnej emocjonalnie sytuacji. Jednak jeś›li tego nie zrobimy, rozmowa prawdopodobnie przerodzi się w sprzeczkę. Szef wejdzie w rolę™ wymagającego rodzica lub bezdusznego kapitalisty, a podwładny, jako że nikt nie lubi być‡ wychowywany w dorosłym wieku, bę™dzie się bronić‚. Pokazanie swoich interesów i odczuć skieruje rozmowę™ na rozwią…zanie problemu oraz utrudni pracownikowi przypisanie szefowi nieprawdziwych i stereotypowych intencji.

Poznaj interesy pracownika

Oczekując od podwładnych szczerego dzielenia się tym, co myślą i czują…, musimy pokazać, że sami też potrafimy tak rozmawiać. Widząc, że szef nie mówi otwarcie, pracownicy też nie zaryzykują… dzielenia się z nim swoimi kłopotami i oczekiwaniami. Jeśli więc naprawdę chcemy rozwiązać problem, po zaprezentowaniu swoich intencji musimy dotrzeć‡ do potrzeb pracownika i prawdziwych przyczyn jego zachowania. Dlatego też trzeba po prostu zapytać o powód spóźnień„ i wysłuchać uważnie tego, co ma on do powiedzenia. To bardzo ważny etap: w rozmowie trzeba starać się zrozumieć‡ racje pracownika, a nie szukać argumentów potwierdzających nasze stanowisko. Dopiero znając swoje wzajemne interesy, można przystąpi‡ do poszukiwania rozwiązań„, które o nie zadbają.

Jeśli uznasz, że jest miejsce na negocjacje z pracownikiem i wspólne wypracowanie reguł:

1. Odsłoń swoje interesy, inaczej nie sprowokujesz do tego pracownika;
2. Zapytaj o jego interesy i uważnie wysłuchaj;
3. Zdefiniuj problem;
4. Zapytaj pracownika o rozwią…zanie, negocjuj, targuj się™;
5. Wypracujcie rozwią…zanie do przyjęcia dla wszystkich stron;
6. Zagroź konsekwencjami w przypadku przyszł‚ego ods™pstwa od zasad.