Zwoł‚ywanie zgromadzenia wspólników spół‚ki z ograniczoną… odpowiedzialności jest uregulowane w art. 238 kodeksu spółek handlowych. Zachowanie poprawnego od strony formalnej (zgodnie z wymogami kodeksu spółek handlowych oraz umowy spół‚ki) sposobu  zwołania zgromadzenia wspólników wpł‚ywa na ważność tego zgromadzenia. Uchybienia w poprawnym zwołaniu zgromadzenia wspólników, niedochowanie minimalnego terminu na wysłanie zawiadomień„ bą…dź podję™cie uchwał‚ poza zaplanowanym porzą…dkiem obrad mogą… być‡ podstawą… do podważania ważności podję™tych uchwał.

artykuł 238 kodeksu spółek handlowych reguluje:  

a)      sposób zwołania zgromadzenia wspólników,  

b)      termin zwołania zgromadzenia wspólników,

c)      treść zawiadomienia.  

Sposób zwołania i termin.

Zgodnie z art. 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych  zgromadzenie wspólników zwoł‚uje się za pomocą listów poleconych lub przesył‚ek nadanych pocztą kurierską…, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

Stosownie do art. 238 par. 1 zd. 2 zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą… kurierską…, zawiadomienie może być‡ wysłane wspólnikowi pocztą… elektroniczną…, jeżeli uprzednio wyraził‚ na to pisemną… zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być‡ wysłane.

W obecnym brzmieniu kodeks spółek handlowych nie wymaga potwierdzenia odbioru zawiadomienia, niezależnie od tego czy zawiadomienia wysyłane są… listem poleconym, pocztą… kurierską… czy też pocztą… elektroniczną….

W każdym wypadku zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinno zostać wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

W pewnych wypadkach termin wysłania zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników należy skorelować z innymi obowią…zkami wynikającymi z przepisów szczególnych. Przyk‚ładem jest tu np. art. 68 ustawy o rachunkowości nakazujący udostępnianie określonych dokumentów związanych ze zwyczajnym zgromadzeniem wspólników na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.

 
Treść zawiadomienia

Treść zawiadomienia jest uregulowana szczegółowo w artg. 238 par. 2 kodeksu spółek handlowych.  

 W zaproszeniu należy oznaczyć‡:

a)  dzień„, godzinę™ i miejsce zgromadzenia wspólników

b)  szczegół‚owy porzą…dek obrad.

c)  w przypadku zamierzonej zmiany umowy spół‚ki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Powyższe wymogi stanowią… wymogi minimalnej treści zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników. Umowa spół‚ki może nakazywać dodatkową… treść zawiadomienia. W praktyce do zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników mogą… być‡ dodawane inne dokumenty związane ze sprawami obję™tymi porzą…dkiem obrad.

Szczególną… uwagę™ należy zwrócić‡ na konieczność wskazania w zawiadomieniu o zwoł‚aniu zgromadzenia szczegółowego porzą…dku obrad.

Zgodnie z art. 239 par. 1 kodeksu spółek handlowych  w sprawach nieobjętych porzą…dkiem obrad nie można powziąć‡ uchwał‚y, chyba że cał‚y kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił‚ sprzeciwu dotyczącego powzię™cia uchwał‚y. Wyją…tkiem są… tu tylko wnioski o zwoł‚anie o zwoł‚anie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym, które mogą być‡ uchwalone, mimo że nie był‚y umieszczone w porzą…dku obrad (art. 239 par. 2 kodeksu spółek handlowych).  

Z powyższych przepisów wynika, że dokł‚adne zaplanowanie porzą…dku obrad i podanie go w zawiadomieniu o zwoł‚aniu zgromadzenia wspólników ma decydujące znaczenia nie tylko dla ważności samych uchwał‚ ale także dla sprawnego odbycia zgromadzenia wspólników. Każda modyfikacja porządku obrad wskazana w zawiadomieniu o zwł‚aniu zgromadzenia może nasta…pić tylko wtedy gdy cał‚y kapitał jest reprezentowany (czyli wszyscy wspólnicy są… reprezentowani)  i za 100 % zgodą… wszystkich obecnych. Przepis ten w zał‚ożeniu ma wiec zapobiegać podejmowaniu uchwał‚ z pokrzywdzeniem wspólników którzy po otrzymaniu zawiadomienia nie wzię™li udziału z zgromadzeniu.  

Zgromadzenia Wspólników w trybie 100 %

Art. 240 kodeksu spółek przewiduje możliwość odbywania zgromadzenia wspólników bez formalnego zwoływania zgromadzenia wspólników w razie jeżeli cał‚y kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porzą…dku obrad. W takim więc wypadku wspólnicy mają możliwość odbycia zgromadzenia wspólników w dogodnym dla siebie miejscu i czasie, z zastrzeżeniem zachowania jednak innych wymogów kodeksu spółek handlowych i umowy spół‚ki.  W takim wypadku wspólnicy mają również możliwość ustalania i modyfikowania porządku obrad w zależnoś›ci od potrzeb.

Autor:

Radca prawny Krzysztof Kohut