Exit interview jest zazwyczaj spotkaniem przynajmniej jednego przedstawiciela dział‚u HR oraz pracownika rezygnującego z pracy. Rezygnacja jest zwykle dobrowolną… decyzją pracownika (a nie na przykł‚ad zwolnieniem dyscyplinarnym czy redukcją… zatrudnienia). Mimo że niektórzy eksperci HRM uważają…, że pracownik w czasie exit interview jest mało zmotywowany do dzielenia się wiedzą… i jakość informacji pozyskanych w czasie takiej rozmowy jest niska, to jednak exit interview pozwala poznać nie tylko przyczyną™ odejścia pracownika, ale również daje możliwość podsumowania cał‚okształtu współpracy oraz zidentyfikowania obszaru zmian.

Nieocenione exit interview

Dzięki exit interview (zwanym także kwestionariuszem wyjś›ciowym) pracodawca nie tylko poznaje opinię™ odchodzącego pracownika dotyczą…cą… jakości i satysfakcji z pracy, ale również może pozyskać wiedzę™ na temat nowych tendencji rynkowych, które mógł‚ zauważyć‡ pracownik, kontaktów osobistych (wiedza typu know-who), umieję™tnoś›ci wykonywania pracy (know-how), faktów (know-what), zasad postę™powania i reguł, których przestrzegał‚ pracownik (know-why), momentów podejmowania danych decyzji (know-when) oraz wiedzą™ typu know-where – o przestrzeni, lokalizacjach geograficznych, ważną… np. w branży budowlanej (lokalizacja miejsc na nowe inwestycje), handlowej (lokalizacja punktu sprzedaży).

Istnieją… też korzyści ukryte dla pracodawcy. Exit interview zmniejsza prawdopodobień„stwo konfliktu na drodze sądowej z był‚ym pracownikiem oraz ryzyko utraty własności intelektualnej. Pracodawca może w ten sposób poprawić‡ swój wizerunek na rynku pracy lub zmniejszyć‡ negatywne wrażenia po stronie odchodzą…cego pracownika. Ma również możliwość zatrudnienia nastę™pcy rekomendowanego przez pracownika odchodzą…cego oraz wykorzystania znajomości z pracownikiem do utrzymywania z nim kontaktów biznesowych w nowym miejscu zatrudnienia.

Pracownik przystę™pujący do exit interview powinien zastanowić się, czy udział w nim przynosi mu jakiekolwiek korzyści, rozważyć‡, czy pracodawcę™ faktycznie interesuje poznanie jego opinii, czy też chodzi o wyjawienie rzeczywistych powodów, których nie musi ujawniać (istotny jest moment, kiedy pracodawca chce poznać opinię™ pracownika). Ważne jest, czy wywiad jest anonimowy, czy też odchodzą…cy pracownik musi podpisać protokół oraz czy w jakikolwiek sposób może zostać naruszona prywatność pracownika. Warto, by pracownik wziął pod uwagę™ też to, czy udział w exit interview nie pogorszy jego reputacji lub nie zepsuje stosunków z był‚ym pracodawcą i czy przypadkiem sprawa nie skoń„czy się na drodze są…dowej. Powinien wiedzieć‡, że ma prawo odmówić udziału w exit interview, lecz jego odmowa może skutkować wydaniem mniej korzystnych referencji.

Nauka na błę™dach

Zasadniczymi celami exit interview są: zapoznanie się z opinią… pracownika, poznanie i zatrzymanie wiedzy eksperckiej oraz zażegnanie potencjalnego konfliktu – porozumienie stron. Wywiad daje szansę™ na „pogodzenie się™” z niezadowolonym pracownikiem, umożliwia zatrzymanie czꙶ›ci specjalistycznej wiedzy, zminimalizowanie negatywnych skutków zmiany obsady stanowiska oraz podtrzymanie dobrych relacji z klientami. W zakresie organizacji firmy pozwala na tworzenie pozytywnego wizerunku pracodawcy, daje możliwość poprawy procesów ZZL, a także udoskonalenia programów szkoleniowych.
Dzięki exit interview pracodawca ma szansę™ usprawnić zarzą…dzanie zasobami ludzkimi. Może bowiem podjąć działania:
naprawcze – w miarę szybka interwencja w sprawach wymagających pilnej korekty, ujawnionych w czasie wywiadu (np. zjawisko mobbingu, przecią…żenia, wypalenia zawodowego itp.), strategiczne – doskonalenie strategii HRM poprzez opracowanie nowych procesów, planów komunikacji, planów szkoleń„ dla menedżerów i podwładnych itp.

Zachować specjalistyczną… wiedzę™

Odchodzą…cy pracownik w czasie swojej pracy zgromadzi pokaźne zasoby wiedzy. Czꙶć z tej wiedzy jest systematycznie dokumentowana (kodyfikowana), lecz oprócz niej nie należy zapominać o tzw. wiedzy ukrytej. Jest ona z natury osobista i trudna do artykulacji (przekazania innemu czł‚owiekowi), silnie powią…zana z systemem wartości i charakterem osoby, która ją… posiada. Cał‚kowite przekazywanie jej bez fizycznej obecności posiadacza (eksperta) jest prawie niemożliwe, a nauka jest możliwa tylko w relacji mistrz–uczeń„ lub uczeń„–mistrz–uczeń (praca zespoł‚owa). W zwią…zku z powyższym często jest bezpowrotnie tracona wraz z odejś›ciem pracownika (np. z powodu przejścia na emeryturę™ lub zmianę™ miejsca zatrudnienia).
Wiedza skodyfikowana, w odróżnieniu od wiedzy ukrytej, jest zgromadzona w dokumentach tekstowych (m.in. w formie opisów, podręczników, studiów przypadków, dobrych praktyk, nakazów i zakazów itp.) oraz w plikach graficznych i multimedialnych. Łatwo ją… przemieszczać w postaci drukowanej i elektronicznej.
W tym przypadku możliwa jest nauka na odległość oraz przesyłanie wiedzy do odległych lokalizacji. Dzięki temu może być‡ zachowana w firmie i zapewnić‡ jej czꙶ›ciowe uniezależnienie od rotacji pracowników.

Przykł‚ad powyżej pokazuje, jak cenna jest wiedza ukryta i jak trudno ją… przekazać i zgromadzić‡ poza umysłem eksperta. Wiedzy ukrytej nie można zdobyć‡ z podręcznika ani na wykł‚adzie. Podstawowym sposobem jej nabywania jest mimowolne uczenie się™. W pracy nazywamy to uczeniem się w dział‚aniu (learning by doing). Odbywa się to bez zastosowania ś›wiadomej strategii uczenia się, bez rozwiązywania postawionego problemu. Czꙶć z tak zdobytej wiedzy pracownik odchodzą…cy może przekazać swojemu nastę™pcy za poł›rednictwem pracodawcy. Do utrzymania wiedzy ukrytej można wykorzystać nagrania wideo pracownika w czasie wykonywania zadania; wywiady audio (np. nagranie procesu negocjacji, obsługi klienta w call center itp.).
Pracownik może dokonać omówienia kilku szczególnych, nietypowych zadań ze wskazaniem, o czym należy pamiętać.
Można zastosować analizę™ „kości ryby” Ishikawy. Polega ona na poszukiwaniu przyczyn problemu pogrupowanych wedł‚ug zagadnień słownych (ości) i odgał‚ę™zień„ od nich.
Jeśli w grę wchodzi wiedza ekspercka o dużej wartości, można przeprowadzić wywiady pomocnicze z innymi pracownikami oraz klientami na temat pracy odchodzą…cego eksperta.